Kleine WEG findet keine Hausverwaltung: Was Eigentümer jetzt tun können

Die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums bleibt Aufgabe der Gemeinschaft, auch wenn die Suche dauert. Jeder Eigentümer kann ordnungsmäßige Verwaltung verlangen. § 18 WEG

Erfassen Sie zuerst, was in den nächsten Wochen ansteht: Versicherungsbeiträge, Abschläge, Wartung, fällige Rechnungen, Schadensmeldungen und laufende Verfahren. Prüfen Sie mit der Bank, welche Zugänge und Vollmachten bestehen. Geld der Gemeinschaft gehört auf Gemeinschaftskonten, nicht vorübergehend auf das Privatkonto eines hilfsbereiten Eigentümers.

Ohne Verwalter wird die Gemeinschaft durch die Eigentümer gemeinschaftlich vertreten. Der Beirat oder sein Vorsitzender wird dadurch nicht automatisch allgemeiner Vertreter. Eine einzelne Person braucht für ihr Handeln eine passende, wirksame Ermächtigung oder Vollmacht. Bei unklaren Vertretungsfragen sollten Sie die konkrete Gestaltung prüfen lassen. § 9b WEG

Fehlt die Verwaltung, können der Beiratsvorsitzende, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer eine Versammlung einberufen. Die gesetzliche Einberufungsfrist soll normalerweise mindestens drei Wochen betragen. Lassen Sie die notwendigen Übergangsentscheidungen ausdrücklich auf die Tagesordnung setzen. Gibt es keine zur Einberufung berechtigte Person oder blockieren sich die Eigentümer, ist eine rechtliche Klärung des weiteren Verfahrens sinnvoll. § 24 WEG

Wenn dem Gemeinschaftseigentum unmittelbar ein Schaden droht, darf auch ein einzelner Eigentümer die nötigen Abwehrmaßnahmen treffen. Das erlaubt keine weitergehende Sanierung ohne passende Zuständigkeit oder Beschluss. Dokumentieren Sie Anlass und Maßnahme, etwa wenn Wasser aus einer beschädigten gemeinschaftlichen Rohrleitung austritt. § 18 Absatz 3 WEG

Eine Absage bedeutet zunächst nur, dass dieser Anbieter den Auftrag unter den angefragten Bedingungen nicht übernimmt. Fragen Sie nach dem konkreten Grund: fehlende Kapazität, Lage, Umfang der offenen Arbeiten, Preisvorstellung oder ungeklärte Zusammenarbeit? Sie müssen nicht jeden Anbieter überzeugen. Sie brauchen einen, der Ihren Auftrag zuverlässig bearbeiten kann.

Bei wenigen Einheiten verteilt sich der Aufwand für Versammlung, Buchführung, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung auf wenige Zahler. Das macht den Vergleich mit einem großen Haus schwierig. Gleichzeitig kann eine kleine, gut organisierte Gemeinschaft überschaubar zu betreuen sein. Zeigen Sie diese Organisation schon mit Ihrer Anfrage.

Benennen Sie einen Ansprechpartner für Rückfragen und verschicken Sie ein gemeinsames Objektprofil. Fünf unterschiedliche Anfragen aus derselben WEG schaffen keine fünf Chancen, sondern möglicherweise fünf Versionen des Auftrags. Schreiben Sie, welche Aufgaben die Verwaltung übernehmen soll und welche offenen Probleme vorhanden sind. Eine fehlende Abrechnung oder ein anstehender Dachauftrag gehört in die Anfrage, bevor über einen Starttermin gesprochen wird.

Halten Sie Antworten in einer einfachen Liste fest: Anbieter, Datum, Übernahmebereitschaft, Ablehnungsgrund, nächster Schritt. So erkennen Sie, ob Sie den Suchradius, das Budget oder vor allem die Unterlagen ändern müssen.

Für die erste Anfrage genügt ein kurzes Profil. Für ein konkretes Angebot müssen die relevanten Unterlagen verfügbar sein. Stellen Sie einen geordneten Bestand zusammen:

• Objekt: Adresse, Zahl der Wohnungen und anderer Sondereigentumsrechte, Baujahr, Heizungsart und besondere technische Anlagen.
• Organisation: Eigentümerliste, Ansprechpartner, derzeitige Verwaltung, Ende der Bestellung und des Vertrags, gewünschter Beginn.
• Grundlagen: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Beschlusssammlung und letzte Versammlungsprotokolle.
• Finanzen: Letzter Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht, Kontenübersicht, Rücklagenstand und bekannte Rückstände.
• Verträge: Versicherungen, Versorger, Wartung, Hausmeister und sonstige Dienstleister mit Laufzeiten.
• Offene Aufgaben: Fehlende Abrechnungen, Reparaturen, Schäden, Verfahren und bevorstehende Entscheidungen.

Markieren Sie fehlende Unterlagen ausdrücklich und nennen Sie, wer sie anfordert oder wann mit ihnen zu rechnen ist.

Eine Verwaltung muss einschätzen können, ob sie einen laufenden Bestand übernimmt oder zunächst Altlasten aufarbeitet. Lassen Sie diese Aufarbeitung als eigenen Leistungsumfang mit Kosten und Zuständigkeit beschreiben. Für den späteren Wechsel hilft zusätzlich die Übergabecheckliste für Hausverwaltungen.

Teilen Sie zunächst nur die für die Anfrage nötigen Informationen. Personenbezogene Unterlagen und vollständige Finanzdaten gehören in einen abgestimmten, sicheren Austausch mit den ernsthaft interessierten Bewerbern.

Bitten Sie um einen klaren Gesamtpreis für die Gemeinschaft. Fragen Sie nach Mindesthonorar, Umsatzsteuer, Übernahme und Sonderleistungen. Eine Mindestpauschale ist nicht allein wegen ihrer Existenz unfair; sie muss zum vereinbarten Umfang passen. Der Leitfaden zu Verwaltungskosten zeigt, wie Sie Angebote auf dieselbe Basis bringen.

Klären Sie konkret, was enthalten ist: Versammlung und Protokoll, Beschlussumsetzung, Hausgeldbuchhaltung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Versicherungsbetreuung und Koordination am Gemeinschaftseigentum. Besprechen Sie, wie Vor-Ort-Termine organisiert werden und wer bei dringenden Schäden reagiert.

Eigentümer können Unterlagen vorbereiten oder bei der Belegprüfung mitwirken. Eine Arbeitsteilung spart aber nur dann Aufwand, wenn Termine, Qualität und Zuständigkeiten feststehen. Lassen Sie nicht pauschal „die Eigentümer“ für jede unliebsame Restaufgabe eintragen. Bei einer gemeinschaftlichen Heizungsanlage und einem Dach müssen weiterhin Entscheidungen und Aufträge organisiert werden.

Das gesetzliche Aufgabenpaket wird durch eine geringe Zahl von Wohnungen nicht beliebig kleiner. § 28 WEG verlangt Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht. Eine kostengünstige Lösung sollte diese Aufgaben sauber abdecken.

Unterscheiden Sie außerdem WEG-Verwaltung und individuelle Mietverwaltung. Der Auftrag für das Gemeinschaftseigentum umfasst nicht automatisch die Mietenbuchhaltung und Betriebskostenabrechnung für die Mieter eines einzelnen Eigentümers. Diese Betreuung muss separat vereinbart werden.

Ist ein Eigentümer bereit und geeignet, kann die Gemeinschaft seine Bestellung zum Verwalter prüfen. Das ist etwas anderes als die informelle Absprache „Sie kümmern sich erst einmal“. Vereinbaren Sie Dauer, Aufgaben, Befugnisse, Vergütung, Vertretung bei Abwesenheit und die spätere Übergabe.

Die Bestellung erfolgt durch Beschluss; die gesetzliche Höchstdauer beträgt grundsätzlich fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre. Die konkrete Übergangslösung kann kürzer angelegt sein. § 26 WEG

Die Ausnahme vom Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter setzt alle drei Bedingungen gleichzeitig voraus:

1. Es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte.
2. Ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt.
3. Weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt einen zertifizierten Verwalter.

Zählen Sie Sondereigentumsrechte und Eigentümer getrennt. Bei sechs Eigentümern genügen zwei, die einen zertifizierten Verwalter verlangen, um die Bedingung „weniger als ein Drittel“ zu verfehlen. Sobald eine der drei Voraussetzungen fehlt, greift die Ausnahme nicht. § 19 Absatz 2 Nummer 6 WEG

Die Zertifizierung beruht auf nachgewiesenen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnissen. Bestimmte Berufsabschlüsse sind gleichgestellt. § 26a WEG, § 7 ZertVerwV Eine Ausnahme von diesem Qualifikationsanspruch ist keine Ausnahme von den Verwaltungsaufgaben.

Prüfen Sie vor der Bestellung, ob Zeit, Fachkenntnisse und geeigneter Versicherungsschutz für die geplanten Aufgaben vorhanden sind.

Wenn Eigentümer Aufgaben übernehmen, dokumentieren Sie für jede Tätigkeit eine zuständige Person, einen Termin und eine Vertretung. Das gilt etwa für Rechnungseingang, Zahlungslisten, Handwerkerkontakte und Dokumentenablage. Organisieren Sie einen gemeinsamen, dauerhaft erreichbaren Unterlagenbestand, ohne private Zugänge zu teilen.

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht die Verwaltung. Er soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor den entsprechenden Beschlüssen prüfen und eine Stellungnahme abgeben. Er ersetzt damit nicht die Entscheidung der Eigentümer über Zahlungen. § 29 WEG

Mit einer bestellten Verwaltung müssen die Eigentümer nicht jede einzelne Rechnung erneut genehmigen. Das Gesetz gibt ihr Befugnisse für Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen sowie für notwendige Fristwahrung und Nachteilsabwehr. Die Gemeinschaft kann diesen Rahmen durch Beschlüsse konkretisieren. § 27 WEG

Legen Sie deshalb verständliche Zuständigkeiten und Grenzen fest: Welche laufenden Leistungen sind beauftragt? Bei welchen Vorhaben braucht es eine Entscheidung? Wer prüft Leistungsnachweise? Größere Erhaltungsmaßnahmen und bauliche Veränderungen verlangen eine passende Entscheidungsgrundlage; für Letztere gelten besondere Regeln. § 19 WEG, § 20 WEG

Verwalterlose Selbstorganisation ohne bestellte Person wirft zusätzliche Fragen der gemeinschaftlichen Vertretung auf. Prüfen Sie dieses Modell gesondert. Eine Aufgabenliste allein verleiht keine rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht.

Nehmen Sie aus der nächsten Abstimmung drei konkrete Aufträge mit:

• Anbieter anfragen: Wer kontaktiert bis wann welche Anbieter mit welchem Objektprofil und Budgetrahmen?
• Laufendes absichern: Welche fälligen Zahlungen und dringenden Vorgänge müssen jetzt abgesichert werden, und wer darf handeln?
• Angebote vergleichen und entscheiden: Wann vergleichen Sie Angebote und tatsächlichen Arbeitsaufwand und entscheiden über die nächste Lösung?

Protokollieren Sie Entscheidungen und verwahren Sie Belege. Beenden Sie die Suche nicht nur deshalb, weil vorübergehend jemand die Post öffnet. Prüfen Sie auch die finanzielle Planung: Eine geringe monatliche Belastung hilft wenig, wenn die Erhaltungsrücklage und nächste Sonderumlage ungeklärt bleiben.

Wenn interne Konflikte notwendige Entscheidungen blockieren, holen Sie rechtliche Unterstützung. Verwaltungsorganisation, Rechtsberatung und gerichtliche Durchsetzung sind unterschiedliche Leistungen. Für eine fachliche Übernahme können Sie parallel konkrete Angebote einholen. Ein Anbieter sollte Ihnen offen sagen, ob Umfang, Termin und Betreuung zusammenpassen.