Hausverwaltungskosten: Angebote und Zusatzkosten richtig vergleichen

Ein belastbarer Preisvergleich beginnt beim Auftrag. WEG-Verwaltung umfasst das gemeinschaftliche Eigentum und die Organisation der Gemeinschaft. Dazu gehören etwa Versammlungen, Beschlussumsetzung, Buchführung und die Betreuung gemeinsamer Gebäudeteile. Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht sind gesetzliche Aufgaben der Verwaltung. § 28 WEG

Mietverwaltung betrifft Ihre Mietverhältnisse: Zahlungseingänge, Mieterkommunikation, Betriebskostenabrechnung und die vereinbarte Organisation von Reparaturen. Neuvermietung kann ein weiterer Auftrag sein, etwa mit Inseraten, Besichtigungen und Mietvertragserstellung. Wer eine einzelne vermietete Eigentumswohnung hat, braucht gegebenenfalls WEG-Verwaltung und zusätzlich Mietverwaltung. Der gemeinsame Verwalter kümmert sich nicht automatisch um den individuellen Mietvertrag.

Definieren Sie Ihren Bedarf auf einer Seite: Anzahl und Art der Einheiten, technische Anlagen, Stand der Unterlagen, erwartete Vor-Ort-Termine und absehbare besondere Aufgaben. Fragen Sie dann nach einem Angebot für genau dieses Profil. Eine Pauschale für ein vollständig dokumentiertes Haus lässt sich nicht sinnvoll mit einer Übernahme samt Aufarbeitung mehrerer Abrechnungsjahre vergleichen.

Vergleichen Sie Angebote für Ihr konkretes Haus. Das Rechenbeispiel unten zeigt, wie Grundhonorar und Zusatzkosten den Jahrespreis verändern.

Lassen Sie sich zunächst erklären, wie das Honorar berechnet wird. Denkbar sind ein Betrag je Einheit und Monat, eine Objektpauschale oder bei Mietverwaltung eine prozentuale Vergütung. Entscheidend ist die genaue Berechnungsgrundlage.

• Einheiten: Zählen Garagen, Stellplätze und Gewerberäume gesondert? Werden leere Wohnungen genauso berechnet?
• Mindesthonorar: Gilt eine monatliche Untergrenze für das Haus, auch wenn die Summe der Einzelpreise niedriger wäre?
• Prozentvergütung: Bezieht sie sich auf Sollmiete oder eingegangene Miete, auf Nettokaltmiete oder andere Beträge? Wie wirken sich Leerstand und Mietausfall aus?
• Preisänderung: Ab wann ist eine Erhöhung möglich, nach welchem Verfahren und mit welcher Kündigungsmöglichkeit?
• Umsatzsteuer: Ist der Betrag netto oder der tatsächlich zu zahlende Bruttopreis?

Bei regulär umsatzsteuerpflichtigen Leistungen beträgt der allgemeine Steuersatz 19 Prozent. Ob das konkrete Angebot Umsatzsteuer ausweist, muss daraus hervorgehen. § 12 Absatz 1 UStG Ein Bruttopreis von 35,70 Euro und ein Nettopreis von 30 Euro sind bei diesem Steuersatz derselbe Preis.

Für ein Honorar je Wohnung lautet die Grundrechnung: Monatspreis × berechnete Einheiten × zwölf Monate. Vergleichen Sie das Ergebnis mit einer etwaigen Mindestpauschale. Rechnen Sie Stellplätze und andere Preisbestandteile dazu. Erst diese Jahreszahl ist ein brauchbarer Ausgangspunkt.

Fiktives Beispiel für eine WEG mit zehn Wohnungen: Die Angebote sind Bruttopreise, keine Chili-Preise, Marktwerte oder echten Angebote. Verglichen wird derselbe Grundumfang; Unterschiede müssen in der Praxis vorab geklärt werden. Im Beispiel trägt die Gemeinschaft auch beide Eigentümerwechselgebühren. Wird eine Gebühr laut wirksamer Vereinbarung direkt einem Verkäufer oder Käufer berechnet, ist sie dessen Kostenposition und kein Aufwand der Gemeinschaft.

Kostenposition	Angebot A	Angebot B
Grundhonorar je Wohnung und Monat	30 Euro	36 Euro
Grundhonorar für zehn Wohnungen im Jahr	3.600 Euro	4.320 Euro
Einmalige Übernahme	600 Euro	0 Euro
Eine zusätzliche Versammlung	450 Euro	0 Euro, eine zusätzlich enthalten
Zwei Eigentümerwechsel	2 × 150 Euro	0 Euro, enthalten
Erstes Jahr mit diesen Ereignissen	4.950 Euro	4.320 Euro

Angebot A erscheint im Monatsvergleich um sechs Euro je Wohnung günstiger. Im angenommenen ersten Jahr kostet es insgesamt 630 Euro mehr. Umgerechnet auf zehn Wohnungen und zwölf Monate sind das 41,25 Euro je Wohnung und Monat bei A gegenüber 36 Euro bei B. Diese Umrechnung vergleicht die Angebote; sie legt nicht den Verteilungsschlüssel innerhalb der WEG fest.

Ohne Übernahme und ohne die genannten Ereignisse kostet A dagegen 3.600 Euro pro Jahr und B 4.320 Euro. A ist dann 720 Euro günstiger. „Pauschal ist immer besser“ wäre also genauso voreilig wie „der niedrigste Grundpreis gewinnt“.

Rechnen Sie deshalb drei Szenarien: normales Jahr, erstes Übernahmejahr und Jahr mit erwarteten Sonderaufgaben. Verwenden Sie Ihre tatsächlichen Pläne. Steht eine Sanierung bevor, muss deren Vergütung hinein. Ist kein Eigentümerwechsel absehbar, behandeln Sie ihn als mögliches Zusatzszenario, nicht als sicheren Aufwand.

Die Formulierung „kaufmännische und technische Verwaltung“ sagt noch nicht, wie Ihr Alltag betreut wird. Lassen Sie typische Arbeitsschritte einzeln als enthalten, zusätzlich vergütet oder ausgeschlossen kennzeichnen.

Bei einer WEG sollten Sie insbesondere klären:

• Vorbereitung und Durchführung der ordentlichen Versammlung einschließlich Protokoll und Beschlusssammlung.
• Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht und Belegbereitstellung.
• Hausgeldeinzug, Zahlungsverkehr und Vorgehen bei Rückständen.
• Objektbegehungen, Reparaturkoordination und Betreuung von Versicherungsfällen.
• Dokumentenzugriff für Eigentümer und Unterstützung der Belegprüfung.

Bei einer Mietverwaltung fragen Sie zusätzlich nach:

• Mietenbuchhaltung und Kontrolle der Zahlungseingänge.
• Betriebskostenabrechnung und Beschaffung fehlender Unterlagen.
• Mahnwesen, Kommunikation mit Mietern und Kautionsverwaltung.
• Wohnungsübergaben, Reparaturkoordination und Behandlung von Mieterwechseln.

Erfragen Sie die Grenze zwischen Koordination und Fachleistung. Die Verwaltung kann die Reparatur eines Dachschadens koordinieren, führt sie aber nicht selbst aus. Ein Sanierungsprojekt kann außerdem einen Architekten, Fachplaner oder Sachverständigen erfordern. Rechts- und Steuerberatung sowie anwaltliche Vertretung sollten Sie gesondert mit den zuständigen Fachberatern planen.

Für WEG-Verträge empfiehlt der Eigentümerverband Wohnen im Eigentum eine genaue Prüfung der Grund- und Sonderleistungen. Vergütungsregelungen müssen erkennen lassen, welche Aufgabe welches Entgelt auslöst. Ob eine konkrete Klausel wirksam ist, hängt von ihrer Ausgestaltung ab. Wohnen im Eigentum: Verwaltervertrag und Sondervergütungen

Zusatzleistungen können sinnvoll sein, wenn sie einen klar umrissenen Mehraufwand abdecken. Problematisch für Ihren Vergleich werden sie, wenn Umfang und Endpreis offen bleiben. Fragen Sie, welche der folgenden Positionen zusätzlich berechnet werden:

• Übernahme: Datenimport, Einrichtung von Konten und Portalen, Sichtung oder Aufarbeitung alter Unterlagen.
• Zusätzliche Versammlungen: Vorbereitung, Durchführung, Raumkosten und etwaige Abendzuschläge.
• Eigentümer- oder Mieterwechsel: Stammdatenänderung, Übergabe, Neuvermietung und gegebenenfalls gesonderte Zustimmungen.
• Baumaßnahmen: Vergütung für Projektbegleitung, Baustellenbesuche oder Ausschreibungsunterstützung.
• Stundenleistungen: Stundensatz, Mindestzeiteinheit, Tätigkeitsnachweis und Kostenobergrenze.
• Fremdkosten: Porto, Bankentgelte, Messdienst, Saal, externe Fachberatung und mögliche Aufschläge auf deren Rechnungen. Lassen Sie im Angebot ausweisen, welche Positionen enthalten sind und welche zusätzlich berechnet werden.

Bei einer prozentualen Sanierungsvergütung ist die Bezugsgröße entscheidend: gesamte Auftragssumme oder bestimmte Gewerke, netto oder brutto, mit oder ohne Planerkosten? Lassen Sie sich das anhand einer konkreten Maßnahme vorrechnen. Vereinbaren Sie bei offenen Stundenleistungen ein Budget und einen Freigabeweg.

Nicht jede aufgeführte Zusatzgebühr ist deshalb automatisch rechtlich zulässig. Auffällige Klauseln, insbesondere eine gesonderte Vergütung für vermeintliche Grundleistungen, sollten Sie vor Abschluss prüfen lassen. Die Preisliste ist eine Vergleichsgrundlage, kein Wirksamkeitsnachweis.

Ein vollständiger Preisvergleich umfasst auch die Bedingungen der Zusammenarbeit. Prüfen Sie zuerst Laufzeit, Kündigungsmöglichkeiten und Preisanpassung. Für WEGs bleiben Bestellung und Verwaltungsvertrag rechtlich getrennt; nach einer Abberufung endet der Vertrag spätestens nach sechs Monaten. Eine lange Bestellungszeit ist deshalb keine ausreichende Beschreibung Ihrer Vertragsbindung. § 26 WEG

Danach prüfen Sie die Organisation: Wer ist Ihr Ansprechpartner? Wer vertritt ihn? Wann erhalten Sie eine Rückmeldung? Wie werden dringende Schäden gemeldet? Können Sie Rechnungen und Bearbeitungsstände einsehen? Eine Eingangsbestätigung und eine gelöste Reparatur sind unterschiedliche Leistungen. Fragen Sie nach beiden.

Bei kleinen WEGs müssen dieselben organisatorischen Grundaufgaben auf weniger Einheiten verteilt werden. Eine Mindestpauschale kann daher erklärbar sein. Lassen Sie sich trotzdem sagen, welche Leistungen sie abdeckt und wie die Betreuung vor Ort organisiert wird. Die Suche nach einer passenden Verwaltung wird leichter, wenn Sie einen geordneten Dokumentenbestand und realistische Anforderungen vorlegen. Weitere Hinweise bietet unser Ratgeber für kleine WEGs.

Verlangen Sie außerdem Nachweise zur Erlaubnis und Berufshaftpflicht nach § 34c GewO. Für WEG-Verwaltung ist die Qualifikation nach § 26a WEG eine eigene Frage. Die Gewerbeerlaubnis ist kein Ersatz dafür. Die gesetzliche Ausnahme für bestimmte kleine Gemeinschaften ist eng gefasst. § 19 Absatz 2 Nummer 6 WEG

Im Wohnraummietverhältnis zählen Verwaltungskosten nicht zu den Betriebskosten. Dass eine Verwaltung die Abrechnung erstellt oder Mietzahlungen überwacht, macht ihr Honorar deshalb nicht zu einer umlagefähigen Nebenkostenposition. Auch Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind davon ausgeschlossen. § 1 Absatz 2 BetrKV

Eine WEG-Abrechnung und eine Mieterabrechnung verfolgen unterschiedliche Zwecke. Für die Gemeinschaft werden auch Kosten erfasst, die Sie als Vermieter selbst tragen. Übernehmen Sie deshalb nicht einfach den Gesamtbetrag aus der WEG-Abrechnung in die Betriebskostenabrechnung Ihrer Mieter. Die Zuordnung erklärt unser Ratgeber zur WEG-Abrechnung und zu Mietnebenkosten.

Betriebskostenvorauszahlungen müssen jährlich abgerechnet werden. Grundsätzlich muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen; für verspätete Nachforderungen gelten Ausschluss und gesetzliche Ausnahme. § 556 Absatz 3 BGB Fragen Sie im Angebot deshalb nach der Bearbeitungsfrist und danach, wer fehlende Belege beschafft. Ein interner Erstellungstermin muss zur gesetzlichen Zugangsfrist passen.

Ihre persönliche steuerliche Behandlung der Verwaltungskosten ist eine weitere Frage und hängt von Ihrer Nutzung und Situation ab. Für den Angebotsvergleich bleiben Sie zunächst bei den tatsächlich zu zahlenden Kosten; die steuerliche Einordnung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Für jeden Anbieter sollten Sie dieselben Fragen schriftlich beantworten können:

1. Welche Einheiten und Leistungen betreut er genau?
2. Wie hoch sind die jährlichen Grundkosten einschließlich Mindesthonorar und Umsatzsteuer?
3. Welche einmaligen Kosten entstehen beim Start und gegebenenfalls beim Ende?
4. Welche Zusatzleistungen werden pro Vorgang, Stunde oder prozentual vergütet?
5. Welche Fremdkosten kommen hinzu, und wer darf sie beauftragen?
6. Was kosten Ihr normales Jahr, das Übernahmejahr und ein plausibles Jahr mit Sonderaufgaben?
7. Welche Freigabegrenzen, Rückmeldungen und Dokumentenzugänge sind vereinbart?
8. Wie kündigen Sie, und wie erhalten Sie am Ende Unterlagen und Buchungsdaten?

Schicken Sie unklare Punkte als kurze Liste zurück. Bitten Sie darum, Zusagen in den Vertrag oder eine verbindliche Leistungsanlage aufzunehmen. „Das machen wir normalerweise mit“ ist freundlich. Für einen belastbaren Vergleich reicht es noch nicht.

Bei Chili können Sie die beschriebenen Leistungen der Mietverwaltung und WEG-Verwaltung als Ausgangspunkt prüfen. Dazu gehören jeweils kaufmännische Betreuung und Reparaturkoordination; bei der WEG zusätzlich Versammlungen und Beschlusswesen. Neuvermietung wird passend zum Auftrag vereinbart. Welche organisatorischen Aufgaben bei einer Sanierung übernommen werden, wird im Auftrag festgelegt. Technische Planung übernehmen beauftragte Fachleute. Rechts- und Steuerberatung sowie anwaltliche Vertretung sind ausgeschlossen.

Fordern Sie für Ihr konkretes Objekt ein Angebot an und vergleichen Sie es nach derselben Checkliste.