Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und Checkliste für Eigentümer in Pforzheim

Bei der WEG-Verwaltung geht es um das gemeinschaftliche Eigentum: beispielsweise Dach, Treppenhaus, gemeinsame Heizung, Hausgeld und Beschlüsse. Über den Wechsel entscheidet die Eigentümergemeinschaft. Ein einzelner Eigentümer kann die gemeinsame Verwaltung nicht durch einen eigenen Kündigungsbrief austauschen. Die Entscheidung über Bestellung und Abberufung liegt bei den Wohnungseigentümern. § 26 WEG

Bei der Mietverwaltung beauftragen Sie als Vermieter die Betreuung Ihrer Mietverhältnisse. Hier sind Sie Vertragspartner und organisieren den Wechsel selbst oder durch eine entsprechend bevollmächtigte Person. Gehört Ihre vermietete Wohnung zu einer WEG, können beide Verwaltungen nebeneinander bestehen. Der Austausch Ihrer Mietverwaltung verändert dann nicht automatisch die WEG-Verwaltung.

Legen Sie den Verwaltungsvertrag und eine Liste offener Aufgaben bereit; bei einer WEG zusätzlich den letzten Bestellungsbeschluss und die Gemeinschaftsordnung. Notieren Sie konkrete Defizite: Welche Abrechnung fehlt? Seit wann ist eine Reparatur offen? Auf welche Anfrage kam keine Antwort? Das hilft bei der Auswahl der Nachfolge mehr als das allgemeine Urteil „es funktioniert nicht“.

Eine WEG kann den Verwalter jederzeit abberufen. Der Verwaltungsvertrag endet dadurch spätestens nach sechs Monaten; er kann bereits früher enden. Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre. Diese Regeln betreffen das Amt und ersetzen nicht die Prüfung des Vertrags. § 26 WEG

Prüfen Sie deshalb drei Daten getrennt:

• Ende der Bestellung: Bis wann ist die bisherige Verwaltung bestellt?
• Ende des Vertrags: Wann läuft er aus, und gibt es Verlängerungs- oder Kündigungsklauseln?
• Start der Nachfolge: Ab wann ist sie bestellt und vertraglich zuständig?

Die sechs Monate sind keine Kündigungsfrist, die Sie vor einer Abberufung abwarten müssen. Sie können aber eine Phase verursachen, in der Vergütung für die alte und neue Verwaltung zu berücksichtigen ist. Lassen Sie mögliche Überschneidungen vor der Abstimmung beziffern.

Für eine Mietverwaltung gilt diese WEG-Regel nicht. Hier hängen ordentliche Kündigung, Laufzeit und Verlängerung vom Vertrag und dessen rechtlicher Wirksamkeit ab. Prüfen Sie auch die vereinbarte Form und sorgen Sie für einen nachweisbaren Zugang beim richtigen Empfänger. Ob eine außerordentliche Kündigung wegen wiederholt ausbleibender Antworten gerechtfertigt ist, hängt vom konkreten Fall ab; bei einer unklaren Kündigungsklausel ist eine individuelle rechtliche Prüfung sinnvoll.

Bei einem Mietshaus oder einer separat betreuten Mietwohnung organisieren Sie als Auftraggeber den Wechsel. Einen WEG-Beschluss brauchen Sie für diesen Auftrag nicht. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Vertragsende sichern: Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Form. Geben Sie die Erklärung beim richtigen Vertragspartner nachweisbar ab und halten Sie das bestätigte Enddatum fest.
2. Nachfolge beauftragen: Vereinbaren Sie den Start und den konkreten Umfang. Wer übernimmt Mieterkommunikation, Zahlungskontrolle, Kautionen, offene Abrechnungen und laufende Reparaturen? Beziffern Sie die Aufarbeitung alter Bestände gesondert.
3. Bestände übergeben: Gleichen Sie Mieterkonten und Bankbelege zum Stichtag ab. Übergeben Sie Verträge, Nachträge, Kautionsnachweise, Übergabeprotokolle und offene Vorgänge. Benennen Sie für jede noch ausstehende Betriebskostenabrechnung Zeitraum, Unterlagen und zuständige Person.
4. Zahlungslauf prüfen: Kontrollieren Sie nach dem ersten Zahlungslauf, ob Eingänge und Rückstände vollständig erfasst sind.

Die Frist für Ihre Betriebskostenabrechnung läuft während des Wechsels weiter. Der Ratgeber zur Abrechnungsvorbereitung hilft Ihnen, fehlende Unterlagen früh zu erkennen.

Beginnen Sie die Suche möglichst mehrere Monate vor dem gewünschten Start. Das ist eine Planungsempfehlung, keine gesetzliche Frist. Besonders bei einer kleinen WEG lohnt es sich, die Übernahmebereitschaft zuerst zu klären, bevor Sie umfangreiche Unterlagen versenden.

Erstellen Sie ein kurzes Objektprofil: Adresse in Pforzheim oder Umgebung, Zahl der Wohnungen und sonstigen Einheiten, Baujahr, technische Anlagen, anstehende Maßnahmen, Stand der Abrechnungen und gewünschter Beginn. Beschreiben Sie Rückstände offen.

Holen Sie nach Möglichkeit mehrere vergleichbare Angebote ein. Fragen Sie jeden Bewerber nach derselben Leistungsliste und nach der Vergütung für die Übernahme ungeordneter Bestände. Nennen Sie außerdem die wichtigsten Erwartungen: Rückmeldewege, Vor-Ort-Termine, Belegeinsicht und Zuständigkeit bei Schäden. Nutzen Sie dafür auch unseren Leitfaden zum Kostenvergleich.

Zur Auswahl gehören Nachweise: die für gewerbliche Wohnimmobilienverwaltung grundsätzlich erforderliche Erlaubnis und Berufshaftpflicht nach § 34c GewO sowie bei WEG-Verwaltung die Qualifikation nach § 26a WEG. Die Gewerbeerlaubnis ersetzt die Zertifizierung nicht. Bestimmte Berufsabschlüsse sind der Prüfung gleichgestellt. § 7 ZertVerwV

Die Ausnahme vom Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter greift nur, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Eigentümer zum Verwalter bestellt ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer eine zertifizierte Verwaltung verlangt. „Kleine WEG“ allein genügt nicht. § 19 Absatz 2 Nummer 6 WEG

Bitten Sie frühzeitig darum, die notwendigen Wechselentscheidungen in die Tagesordnung aufzunehmen. Der Beschlussgegenstand muss in der Einladung bezeichnet sein. Die Einberufung erfolgt in Textform; normalerweise soll die Frist mindestens drei Wochen betragen. Lassen Sie den Vertrag und die Angebote rechtzeitig zirkulieren, damit niemand erst am Versammlungstisch den Preis erfährt. §§ 23 und 24 WEG

Bereiten Sie getrennte, aufeinander abgestimmte Entscheidungen vor:

1. Abberufung der bisherigen Verwaltung zu einem bestimmten Datum, soweit erforderlich.
2. Beendigung des bisherigen Vertrags und Ermächtigung zur Abgabe nötiger Erklärungen.
3. Bestellung der neuen Verwaltung mit Beginn und Ende der Bestellungszeit.
4. Genehmigung des ausgehandelten Vertrags und Festlegung, wer ihn unterzeichnet.
5. Organisation der Übergabe mit Ansprechpartner, Termin und Verzeichnis offener Aufgaben.

Grundsätzlich entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen; prüfen Sie Stimmrechte und mögliche Abweichungen der Gemeinschaftsordnung. Wenn die Verwaltung die Einberufung pflichtwidrig verweigert, dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen etwa der Beiratsvorsitzende oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einberufen. Nicht jeder Eigentümer darf das einfach selbst. Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann eine Versammlung mit Zweck und Gründen in Textform verlangen. §§ 24 und 25 WEG

Gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitzende oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Gemeinschaft. Die Unterschrift unter einen Vertrag braucht trotzdem eine passende Beschlussgrundlage; Vertretungsmacht und interne Entscheidung sind verschiedene Fragen. § 9b Absatz 2 WEG

Vereinbaren Sie ein Protokoll mit Stichtag, Dokumentenliste und offenen Punkten. Die Herausgabe des aus der Geschäftsbesorgung Erlangten ist rechtlich verankert; sie wird bei entgeltlicher Geschäftsbesorgung über § 675 BGB relevant. § 667 BGB, § 675 BGB

Finanzen

• Kontobezeichnungen, Kontoinhaber, aktuelle Bankauszüge und Salden zum Stichtag.
• Bei WEG-Verwaltung: Erhaltungsrücklage, Hausgeldforderungen, Verbindlichkeiten und noch nicht gebuchte Zahlungen.
• Bei Mietverwaltung: Mieterkonten, offene Mieten und Betriebskostenvorauszahlungen; Kautionen mit Anlage- und Bestandsnachweisen.
• Zuständigkeit für Lastschriften, Zahlungsläufe und die bankseitige Umstellung der Vollmachten.

Unterlagen

• Bei WEG-Verwaltung: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Eigentümerliste, Beschlusssammlung und Protokolle.
• Bei WEG-Verwaltung: Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Vermögensberichte und zugrunde liegende Belege.
• Versicherungen, Wartungs-, Versorgungs- und Dienstleisterverträge samt Laufzeiten.
• Bauunterlagen, Prüfberichte, Schlüsselverzeichnis und dokumentierte Mängel.
• Bei Mietverwaltung zusätzlich Mietverträge, Nachträge, Übergabeprotokolle und relevante Korrespondenz.

Offene Vorgänge

• Fehlende Abrechnungen mit Zeitraum, Bearbeitungsstand und fehlenden Belegen.
• Schäden, Handwerkeraufträge, zugesagte Termine und Versicherungsfälle.
• Laufende Verfahren, Fristen, Gewährleistungsfragen und bereits beauftragte Fachberater.

Lassen Sie Kontosalden anhand der Bankbelege bestätigen. Geld der Gemeinschaft gehört nicht auf das Geschäftskonto der Nachfolge. Organisieren Sie neue persönliche Bank- und Portalzugänge; übergeben Sie keine privaten Passwörter. Exportieren Sie Dokumente und Buchungsdaten in einem dauerhaft lesbaren Format. Ein Portalzugang, der am letzten Vertragstag erlischt, ist noch kein Archiv.

Informieren Sie Eigentümer, Mieter und Dienstleister, ab wann welche Ansprechstelle zuständig ist. Kommunizieren Sie Änderungen an Zahlungsdaten erst nach Prüfung; ein Verwalterwechsel erfordert nicht automatisch ein neues Bankkonto. Stellen Sie für Notfälle einen erreichbaren Kontakt bereit.

Eine offene Abrechnung ist ein eigener Arbeitsauftrag. Halten Sie schriftlich fest, wer welche Abrechnungsperiode bearbeitet, welche Unterlagen vorliegen und wie zusätzlicher Aufwand vergütet wird. Die gesetzliche Zuständigkeit lässt sich nicht beliebig durch eine Übergabeliste verschieben; bei einem strittigen Wechselzeitpunkt muss sie konkret geprüft werden.

Für WEGs verlangt § 28 WEG nach Ablauf des Kalenderjahres eine Jahresabrechnung und einen Vermögensbericht. Die Vorschrift nennt keinen pauschalen Termin „30. Juni“. Fragen Sie die Nachfolge nach einem realistischen Bearbeitungsplan für die vorhandenen Unterlagen.

Bei vermieteten Wohnungen bleibt die Betriebskostenabrechnung gegenüber Mietern besonders wichtig: Über Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen, grundsätzlich mit Zugang spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Verspätete Nachforderungen sind regelmäßig ausgeschlossen; das Gesetz enthält eine Ausnahme, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Ein Verwaltungswechsel setzt die Uhr nicht zurück. § 556 Absatz 3 BGB

Sichern Sie deshalb zuerst die nächste echte Frist: etwa eine ausstehende Mieterabrechnung, eine Versicherungsanzeige oder einen laufenden Auftrag. Lassen Sie offene Ansprüche gegen die alte Verwaltung gesondert prüfen. Pauschale Erledigungs- oder Entlastungserklärungen gehören nicht beiläufig ins Übergabeprotokoll.

Angenommen, sowohl die bisherige Bestellung als auch der Verwaltungsvertrag enden am 31. Dezember. Die Nachfolge wird ab 1. Januar bestellt und erhält einen eigenen Vertrag.

• Im Herbst: Die Eigentümer beschließen die Bestellung der Nachfolge ab 1. Januar und genehmigen ihren Vertrag. Die vertretungsberechtigte Person unterschreibt auf dieser Grundlage.
• Im Dezember: Konten, Unterlagen und offene Aufgaben werden mit Stichtag erfasst. Für fehlende Abrechnungsbelege und laufende Reparaturen werden Zuständigkeit und nächster Termin festgehalten.
• Zum Jahreswechsel: Die alte Bestellung und der alte Vertrag enden am 31. Dezember; die Nachfolge beginnt am 1. Januar.

Enden Bestellung und Vertrag zu unterschiedlichen Zeitpunkten, klären Sie das Vertragsende und mögliche Vergütungsüberschneidungen gesondert.

Planen Sie nach den ersten vier bis sechs Wochen einen Abgleich mit der Nachfolge. Prüfen Sie, ob der vereinbarte Leistungsumfang läuft, Dokumente zugänglich sind und offene Reparaturen einer zuständigen Person zugeordnet wurden. Dokumentieren Sie Abweichungen und vereinbaren Sie den nächsten Schritt.

Nutzen Sie die Erfahrungen des Wechsels für den nächsten Verwaltungsvertrag: Halten Sie Kündigungsmöglichkeiten, Rückmeldungen, Leistungen und Zusatzkosten nachvollziehbar fest. Was bei einer kleinen Gemeinschaft zu beachten ist, lesen Sie im Ratgeber zur Verwaltung kleiner WEGs.