Vermietete Eigentumswohnung: Von der WEG-Abrechnung zur Nebenkostenabrechnung

Die WEG-Verwaltung stellt nach dem Kalenderjahr die Jahresabrechnung auf. Sie enthält Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft und dient dem Beschluss über Nachschüsse oder die Anpassung beschlossener Vorschüsse. Ein gesonderter Vermögensbericht zeigt unter anderem den Rücklagenstand. § 28 WEG.

Ihre Mieterabrechnung beantwortet dagegen: Welche vereinbarten Betriebskosten entfallen für den Abrechnungszeitraum auf den Mieter, und welche Vorauszahlungen hat er geleistet? Grundlage sind Mietvertrag und Betriebskostenrecht. § 556 BGB.

Damit unterscheiden sich sowohl die Kostenbasis als auch die Zahlungen. Ihr Hausgeld geht an die Gemeinschaft; die Betriebskostenvorauszahlung des Mieters geht an Sie. Die beiden Beträge können verschieden hoch sein und decken nicht dieselben Positionen ab. Eine WEG-Nachforderung sagt deshalb noch nichts über eine Nachzahlung Ihres Mieters aus.

Fordern Sie von der WEG-Verwaltung die Gesamt- und Einzelunterlagen mit Kostenarten und Verteilungsgrundlagen an. Eine einzelne Seite mit dem Eigentümersaldo genügt für die weitere Prüfung selten. Legen Sie diese Unterlagen zur Wohnung ab und beginnen Sie anschließend eine eigene Zuordnung für die Mieterabrechnung.

Eine Wohnung ist das gesamte Kalenderjahr an denselben Mieter vermietet. Alle hier genannten Beträge sind frei gewählt. Vertragsprüfung und Kostenverteilung sind im Beispiel bereits abgeschlossen; die Übersicht zeigt die auf die Wohnung entfallenden Beträge. Es gibt keine weiteren Rückstände oder Sonderumlagen.

Die jährliche Eigentümerbelastung beträgt 4.800 Euro einschließlich 800 Euro Rücklagenzuführung. Tatsächliche Ausgabenanteile von 4.000 Euro und Rücklagenzuführung stehen hier ausdrücklich getrennt:

Position	Eigentümerbetrag	Für den Mieter angesetzt
Laufende allgemeine Betriebskosten	1.600 Euro	1.600 Euro
Heizkosten einschließlich 100 Euro Vermieter-CO₂-Anteil	1.200 Euro	1.100 Euro
Verwaltung	600 Euro	0 Euro
Reparaturen	600 Euro	0 Euro
Rücklagenzuführung	800 Euro	0 Euro
Summe	4.800 Euro	2.700 Euro

Vereinfachend wurden Eigentümervorschüsse von 4.400 Euro vollständig gezahlt: 3.600 Euro für laufende Kosten und 800 Euro als Rücklagenzuführung. Die laufenden Kosten von 4.000 Euro übersteigen die dafür beschlossenen Vorschüsse um 400 Euro; die Rücklagenzuführung bleibt eine getrennte Finanzierung. Auf Grundlage der Jahresabrechnung beschließen die Eigentümer im Beispiel einen WEG-Nachschuss von 400 Euro. Diese Finanzierungsebene betrifft Sie und die Gemeinschaft; sie ist keine Forderung an den Mieter.

Für die Mieterabrechnung kommen noch 200 Euro direkt von Ihnen gezahlte, wirksam vereinbarte Grundsteuer hinzu. Somit ergeben sich 2.900 Euro Betriebskosten. Der Mieter hat zwölfmal 250 Euro vorausgezahlt, insgesamt 3.000 Euro. Er erhält 100 Euro Guthaben.

Sie zahlen also in diesem Beispiel 400 Euro an die Gemeinschaft nach und erstatten dem Mieter 100 Euro. Das ist kein Widerspruch: Die Kostenbasis und die Vorauszahlungen unterscheiden sich. In einem echten Fall prüfen Sie zusätzlich Periodenzuordnung, weitere Eigentümerzahlungen und die konkrete Zusammensetzung des WEG-Saldos.

Beginnen Sie mit dem Mietvertrag: Welche Betriebskosten trägt der Mieter, welche Schlüssel sind vereinbart und für welchen Zeitraum rechnen Sie ab? Die Markierung „umlagefähig“ in einer WEG-Unterlage ist eine nützliche Vorarbeit, aber keine vollständige Prüfung Ihres Vertrags.

Typische Positionen sind Wasser, Entwässerung, Müll, Reinigung, Beleuchtung, bestimmte Versicherungen und weitere laufende Betriebskosten. Prüfen Sie den Inhalt einer Rechnung und die passende Kostenart der Betriebskostenverordnung. § 2 BetrKV.

Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung gehören nicht zu den Betriebskosten. Das gilt auch dann, wenn Sie die Rechnung über das Hausgeld finanzieren. Eine Reparatur wird nicht umlagefähig, weil sie in der WEG-Abrechnung neben einer Wartung steht. § 1 BetrKV.

Trennen Sie bei gemischten Leistungen die Anteile. Ein Hauswart kann das Treppenhaus reinigen und zugleich eine defekte Tür reparieren; diese Tätigkeiten benötigen unterschiedliche Behandlung. Der betriebliche Anteil darf außerdem nicht nochmals über eine gesonderte Rechnung für dieselbe Leistung angesetzt werden. § 2 Nummer 14 BetrKV.

Übernehmen Sie auch keine pauschale Zeile „sonstige Kosten“, ohne deren Belege zu lesen. Benennen Sie für die Mieterabrechnung konkrete Kostenarten.

Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist eine Finanzierung der Gemeinschaft, keine laufende Betriebskostenposition für den Mieter. Ebenso wenig reichen eine Rücklagenentnahme oder eine Sonderumlage allein als Begründung für eine Umlage auf den Mieter. Prüfen Sie die damit finanzierten tatsächlichen Kosten.

Wenn eine Sonderumlage eine Dachreparatur bezahlt, bleibt die Reparatur eine Instandsetzungsmaßnahme. Wenn zusätzliches Geld für laufende gemeinschaftliche Ausgaben benötigt wurde, untersuchen Sie die jeweiligen Betriebskostenbelege und rechnen diese gegebenenfalls nach Mietvertrag ab. Stellen Sie nicht stattdessen die Sonderumlage als eigenen Nebenkostenblock in Rechnung. Abgrenzung in § 1 BetrKV.

Die Finanzierung ändert die Kostenart nicht

Für Ihre eigene Übersicht führen Sie drei Angaben getrennt: Was hat die Gemeinschaft ausgegeben? Wie wurde das finanziert? Welche Kosten können dem Mieter nach seinem Vertrag zugeordnet werden? Erst die dritte Frage entscheidet über die Mieterabrechnung.

Eine Rücklagenzuführung von 800 Euro und ein Reparaturaufwand von 600 Euro sind dabei keine austauschbaren Posten. Vermeiden Sie außerdem Doppelzählungen zwischen Kostenübersicht und Rücklagenbewegung. Fordern Sie eine Erläuterung an, wenn dieselbe Maßnahme an mehreren Stellen erscheint. Wie Rücklage und Sonderumlage auf Eigentümerebene zusammenhängen, erklärt unser Leitfaden zu Hausgeld, Rücklage und Sonderumlage.

Bei vermietetem Wohnungseigentum ist nicht pauschal die Wohnfläche der gesetzliche Auffangschlüssel: Haben die Mietparteien nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten grundsätzlich nach dem jeweils zwischen den Wohnungseigentümern geltenden Maßstab verteilt. Widerspricht dieser Maßstab billigem Ermessen, also einer sachgerechten Abwägung der Interessen, gilt Absatz 1: Grundsätzlich wird dann nach dem Wohnflächenanteil verteilt. Bei erfasstem Verbrauch oder erfasster Verursachung muss der Schlüssel die jeweiligen Unterschiede berücksichtigen; besondere Vorschriften bleiben zu beachten. § 556a Absatz 3 BGB.

Prüfen Sie deshalb zuerst eine vorhandene mietvertragliche Vereinbarung und danach den für jede Kostenart geltenden WEG-Schlüssel. Miteigentumsanteile, Wohnfläche und Verbrauch sind verschiedene Maßstäbe. Eine Zahl aus der Einzelabrechnung darf nur übernommen werden, wenn ihre Grundlage auch für die Mieterabrechnung passt.

Schreiben Sie pro Position Gesamtbetrag, Gesamtmaßstab und Wohnungsanteil auf. Beispiel: 4.000 Euro Versicherungskosten, 1.000 Miteigentumsanteile insgesamt und 75 für Ihre Wohnung ergeben bei diesem passenden Schlüssel 300 Euro. Ist im Mietvertrag ein anderer wirksamer Maßstab vereinbart, rechnen Sie mit diesem neu.

Für Heizung und zentrales Warmwasser bleiben die besonderen Vorgaben der Heizkostenverordnung zu beachten. Ein WEG-Beschluss über einen allgemeinen Kostenschlüssel setzt diese nicht für die Mieterabrechnung außer Kraft. Heizkostenverordnung, insbesondere §§ 2 und 6 bis 9.

Dokumentieren Sie Schlüsseländerungen und deren zeitliche Geltung. Wenn Ihnen nur ein Endbetrag vorliegt, fordern Sie die Grundlage an. Rechnen Sie den Anteil aus Gesamtbetrag und Maßstab nach.

Erfassen Sie auch bei den übrigen Betriebskosten jeden Mietbeginn, jedes Mietende und Leerstandszeiten. Ordnen Sie die Positionen nach der jeweils geltenden zeitlichen oder verbrauchsabhängigen Regel zu. Die Jahressumme einer Wohnung kann nicht ohne diese Prüfung vollständig dem gerade dort wohnenden Mieter berechnet werden.

Manche Belege liegen nicht bei der Gemeinschaft. Die Grundsteuer Ihrer Wohnung kann direkt an Sie adressiert sein; weitere zulässige Kosten können Sie außerhalb des gemeinschaftlichen Zahlungsverkehrs tragen. Prüfen Sie diese zusätzlich, ohne Beträge zu ergänzen, die bereits in der WEG-Unterlage enthalten sind.

Bei den Heizkosten benötigen Sie eine passende Nutzerabrechnung mit Mietzeiten und Verbrauchsdaten. Die Eigentümerzuordnung allein löst einen unterjährigen Mieterwechsel nicht. Halten Sie Ein- und Auszüge, Zwischenablesungen und Leerstand fest und stimmen Sie diese Daten mit dem Messdienst ab. § 9b HeizkostenV.

Der nach dem CO₂-Kostenaufteilungsgesetz bei Ihnen verbleibende Vermieteranteil darf nicht als Heizkostenanteil auf den Mieter übertragen werden. Prüfen Sie, ob er bereits abgezogen wurde und ob die Abrechnung Einstufung und Berechnungsgrundlagen ausweist. Ziehen Sie ihn nicht zweimal ab. § 7 CO2KostAufG.

Führen Sie anschließend allgemeine Betriebskosten, zulässige eigene Positionen und Heizkosten zusammen. Gleichen Sie insbesondere Wasser ab: Eine bereits in der Warmwasserabrechnung enthaltene Position darf nicht nochmals vollständig in der allgemeinen Rechnung stehen. § 8 Absatz 2 HeizkostenV.

Für den abschließenden Saldo benötigen Sie die Vorauszahlungen des Mieters aus Ihrer Buchhaltung. Das Hausgeldkonto beim WEG-Verwalter enthält diese Zahlungen normalerweise nicht. Weitere Vorbereitungen erläutert unser Heizkosten-Leitfaden.

Die Mieterabrechnung muss grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach Ende ihres Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Eine Eigentümerversammlung setzt diese Frist nicht neu in Gang. Nach Fristablauf sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, sofern Sie die Verspätung zu vertreten haben. § 556 Absatz 3 BGB.

Warten Sie deshalb nicht untätig auf einen Beschluss, wenn die Frist näher rückt. Die Jahresabrechnung der WEG dient deren interner Abrechnung; die Betriebskostenpflicht gegenüber dem Mieter folgt Ihrem Mietverhältnis. Fordern Sie die verfügbaren Daten an, mit denen Sie die Mieterabrechnung vorbereiten können.

Konkret anfordern statt allgemein nachfragen

Bitten Sie um Kostenübersicht und Einzelzuordnung, Rechnungen, Gutschriften, Verteilerschlüssel, Zahlungs- und Periodenangaben sowie Heizkostenunterlagen. Fragen Sie ausdrücklich nach der Trennung von laufenden Kosten, Verwaltung, Reparaturen und Rücklagen. Benennen Sie fehlende Positionen und setzen Sie einen Termin mit Reserve vor Ihrer Mieterfrist.

Wohnungseigentümer dürfen Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie benötigte Belege anders nicht erhalten. § 18 Absatz 4 WEG.

Dokumentieren Sie Anfragen, Antworten und Ihre Bemühungen um die fehlenden Daten. Eine späte WEG-Abrechnung ist nicht automatisch ein Nachweis dafür, dass Sie eine verspätete Nachforderung nicht zu vertreten haben. Reicht die Datenbasis weiterhin nicht aus, klären Sie die konkrete Situation rechtlich, bevor Sie eine beliebige Schätzung als endgültige Abrechnung versenden.

Prüfen Sie vor dem Versand, ob das Paket vollständig ist:

• Mietvertrag mit Kostenvereinbarung, Schlüsseln und Abrechnungszeitraum.
• WEG-Gesamt- und Einzelunterlagen einschließlich Verteilungsgrundlagen.
• Belege, Gutschriften und Erläuterungen zu gemischten Leistungen.
• Getrennte Beträge für Verwaltung, Reparaturen und Rücklagen.
• Eigene wohnungsbezogene Betriebskosten, etwa Grundsteuer.
• Heizkosten mit Nutzerzeiten, Verbrauch und richtig behandeltem CO₂-Anteil.
• Tatsächlich geleistete Mieter-Vorauszahlungen.
• Nachvollziehbarer Gesamtsaldo, zugängliche Belege und geplanter Zugang.

Mieter können Einsicht in die Abrechnungsbelege verlangen; die Bereitstellung darf auch elektronisch erfolgen. Sorgen Sie dafür, dass Sie die benötigten Unterlagen auch nach Versand verfügbar haben. § 556 Absatz 4 BGB.

Klären Sie vertraglich, wer die Mieterabrechnung erstellt und wer Belege beschafft, die Abrechnung prüft und sie versendet. Die WEG-Verwaltung übernimmt die Betreuung Ihrer vermieteten Wohnung nicht automatisch. Auch wenn Chili Immo Ihre WEG verwaltet, vereinbaren Sie die Mietverwaltung separat. Sie kann Mietbuchhaltung und Abrechnung mit den Unterlagen der WEG zusammenführen.