Heizkostenabrechnung verstehen und vorbereiten: Ein Leitfaden für Vermieter

Bei einer zentralen Wärmeversorgung verteilt die Heizkostenverordnung die Kosten grundsätzlich anhand der erfassten Verbräuche. Ein Mietvertrag kann diese Vorgaben normalerweise nicht durch eine beliebige Pauschale ersetzen. Eine wichtige Besonderheit betrifft Gebäude mit höchstens zwei Wohnungen, wenn der Vermieter eine davon selbst bewohnt: Hier hat die Verordnung keinen Vorrang vor abweichenden vertraglichen Regelungen. Prüfen Sie deshalb zuerst Gebäude, Versorgung und Vertrag. § 2 HeizkostenV, § 6 HeizkostenV.

Erstellen Sie eine kurze Objektübersicht: Welche Wohnungen versorgt die Anlage? Gibt es Gewerbe, mehrere Gebäude oder unterschiedliche Messsysteme? Wird Warmwasser zentral oder in den Wohnungen erzeugt? Wer bezieht den Brennstoff? Ein eigener Gasvertrag des Mieters führt zu einem anderen Ablauf als eine zentrale Gasrechnung des Hauses.

In die Heizkostenabrechnung gehören die tatsächlich für den Betrieb angefallenen Kosten. Dazu zählen je nach Anlage insbesondere verbrauchte Energie, Betriebsstrom, regelmäßige Prüfungen und Reinigung sowie zulässige Kosten der Verbrauchserfassung und Abrechnung. Anschaffungs- und Reparaturkosten gehören nicht in diesen Kostenblock. § 7 Absatz 2 HeizkostenV.

Eine Wartungsrechnung kann zugleich Reparaturen enthalten. Lassen Sie die Positionen trennen: regelmäßige Prüfung hier, Austausch eines defekten Bauteils dort. Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten. § 1 BetrKV.

Bei Heizöl dokumentieren Sie Anfangsbestand, Lieferungen und Endbestand. Maßgeblich ist der im Abrechnungszeitraum verbrauchte Brennstoff. Bei Gas oder Wärmelieferung gleichen Sie Rechnungszeitraum, Zählerstände, Abschläge und Schlussrechnung ab. Ziehen Sie Gutschriften ab und halten Sie fest, welcher Beleg jede Position erklärt. Vergeben Sie eindeutige Belegnummern.

Für die zentrale Heizung sieht die Verordnung grundsätzlich einen Verbrauchsanteil von 50 bis 70 Prozent vor. Die übrigen Kosten werden über den zulässigen Flächen- oder Raummaßstab verteilt. Genau 70 Prozent sind unter bestimmten Bedingungen vorgeschrieben: Das Gebäude erfüllt das Niveau der Wärmeschutzverordnung 1994 nicht, wird mit Öl oder Gas beheizt und seine freiliegenden Wärmeverteilungsleitungen sind überwiegend gedämmt. „Altbau“ allein reicht als Begründung nicht. § 7 Absatz 1 HeizkostenV.

Für zentrales Warmwasser gilt grundsätzlich ebenfalls eine Aufteilung von 50 bis 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch und im Übrigen nach Wohn- oder Nutzfläche. Stimmen Sie die Wasserpositionen ab, damit dieselbe Wassermenge nicht zusätzlich ein zweites Mal in der allgemeinen Wasserabrechnung auftaucht. § 8 HeizkostenV.

Erzeugt eine Anlage Heizung und Warmwasser gemeinsam, sind die gemeinsamen Kosten zunächst aufzuteilen. Die Wärmemenge für Warmwasser ist grundsätzlich mit einem Wärmezähler zu messen; gesetzliche Ersatzberechnungen setzen bestimmte Voraussetzungen voraus. Erst danach folgen die beiden Verteilungen auf die Nutzer. § 9 HeizkostenV.

Heizkostenverteiler zeigen außerdem häufig bewertete Verbrauchseinheiten und keine unmittelbar ablesbaren Kilowattstunden. Vergleichen Sie Gerätezuordnung und Bewertungsfaktoren mit dem Messdienst, statt Einheiten aus verschiedenen Systemen zusammenzuwerfen. Einen Abrechnungsmaßstab ändern Sie nur für einen künftigen Zeitraum unter den gesetzlichen Voraussetzungen. § 6 Absatz 4 HeizkostenV.

Bei den vom CO₂-Kostenaufteilungsgesetz erfassten Wohngebäuden bestimmt der jährliche CO₂-Ausstoß je Quadratmeter Wohnfläche die Aufteilung zwischen Vermieter und Mieter. Es gibt keinen einheitlichen Vermieteranteil für alle Häuser. Das Stufenmodell reicht von 0 bis 95 Prozent Vermieteranteil. Grundlage sind die Emissionen und CO₂-Kosten der zutreffenden Lieferrechnung sowie die maßgebliche Wohnfläche und der Abrechnungszeitraum. § 5 CO2KostAufG, gesetzliche Einstufungstabelle.

Der Vermieteranteil wird vor der Weiterverteilung abgezogen. Die Abrechnung muss den Mieteranteil, die Einstufung und die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Fehlt die Ermittlung des Mieteranteils oder fehlen diese Informationen, kann der Mieter seinen laut Heizkostenabrechnung anfallenden Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen. Das betrifft nicht lediglich 3 Prozent der CO₂-Position. § 7 CO2KostAufG.

Öffentlich-rechtliche Beschränkungen können die Aufteilung verändern. Dafür müssen die gesetzlichen Voraussetzungen tatsächlich vorliegen und gegenüber dem Mieter nachgewiesen werden; ein bloßer Hinweis auf Denkmalschutz genügt nicht als vollständige Prüfung. § 9 CO2KostAufG.

Bei eigener Wärmeversorgung des Mieters kann stattdessen ein Erstattungsanspruch gegen Sie entstehen. Der Mieter muss ihn innerhalb von zwölf Monaten nach der Lieferantenabrechnung in Textform geltend machen. § 6 Absatz 2 CO2KostAufG.

Die folgenden Zahlen sind fiktiv. Ein vollständig vermietetes Wohnhaus hat 500 Quadratmeter Wohnfläche. Es erzeugt nur Raumwärme zentral; Warmwasser bereiten die Wohnungen separat. Für ein volles Jahr liegen 12.000 Euro Heizbetriebskosten einschließlich 1.000 Euro CO₂-Kosten vor. Der dokumentierte Ausstoß beträgt 15.000 Kilogramm: 15.000 ÷ 500 = 30,0 Kilogramm je Quadratmeter und Jahr.

Diese Stufe bedeutet im Beispiel 40 Prozent Vermieter- und 60 Prozent Mieteranteil an den CO₂-Kosten. Ohne gesetzliche Sonderregel trägt der Vermieter somit 400 Euro. Für die Nutzerverteilung verbleiben 11.600 Euro. Anlage CO2KostAufG.

Der zulässige Schlüssel ist hier 30 Prozent Grundkosten und 70 Prozent Verbrauchskosten. Eine ganzjährig vermietete Wohnung hat 60 Quadratmeter und 10 Prozent des erfassten Gesamtverbrauchs:

• Grundkosten des Hauses: 11.600 × 30 Prozent = 3.480 Euro.
• Flächenanteil der Wohnung: 60 ÷ 500 = 12 Prozent; daraus 417,60 Euro.
• Verbrauchskosten des Hauses: 11.600 × 70 Prozent = 8.120 Euro.
• Verbrauchsanteil der Wohnung: 8.120 × 10 Prozent = 812 Euro.
• Heizkosten der Wohnung: 417,60 + 812 = 1.229,60 Euro.
• Bei 1.200 Euro zugehörigen Vorauszahlungen ergibt sich eine Nachzahlung von 29,60 Euro.

Bei einer verbundenen Warmwasseranlage wäre zuerst die Aufteilung der Anlagenkosten nötig. Wenn Ihre Mieter eine gemeinsame Vorauszahlung für alle Betriebskosten leisten, ziehen Sie diese einmal in der Gesamtabrechnung ab; nicht zusätzlich vollständig im Heizkostenblatt.

Klären Sie zuerst die Arbeitsteilung:

• Vermieter oder beauftragte Verwaltung: Kostenbelege, Flächen, Nutzerwechsel und Vorauszahlungen zusammentragen.
• Messdienst: Messdaten und Kostenverteilung im beauftragten Umfang verarbeiten.
• Vermieter oder beauftragte Mietverwaltung: Heizkostenblatt und übrige Positionen in der Betriebskostenabrechnung zusammenführen.

Führen Sie dazu eine gemeinsame Liste für Eigentümer, Verwaltung und Messdienst. Ein fehlender Endbestand oder eine falsch zugeordnete Gerätekennung fällt dort früh auf. Sammeln Sie mindestens:

• Abrechnungszeitraum, versorgte Einheiten und vollständige Flächenübersicht.
• Brennstoff- oder Wärmerechnungen, Bestände, Gutschriften und CO₂-Angaben.
• Getrennte Nachweise für Betriebsstrom, Wartung, Prüfung und Messdienstkosten.
• Geräteverzeichnis, Jahresablesungen und gegebenenfalls Warmwasser-Wärmemessung.
• Nutzerliste mit Ein- und Auszügen, Leerstandszeiten und Zwischenablesungen.
• Bestehende Verteilerschlüssel sowie dokumentierte Änderungen und Sonderfälle.
• Tatsächlich verbuchte Vorauszahlungen und Nachweise der Verbrauchsinformationen.

Bei einem Nutzerwechsel ist grundsätzlich eine Zwischenablesung vorgesehen. Die verbrauchsabhängigen und übrigen Kosten werden nach unterschiedlichen Regeln zwischen Vor- und Nachnutzer aufgeteilt. Ein Sommerauszug lässt sich deshalb nicht ohne Weiteres durch eine einzige Monatsquote für alles abbilden. § 9b HeizkostenV.

Fehlt ein Messwert wegen Geräteausfalls oder eines anderen zwingenden Grundes, enthält die Verordnung Regeln für die Ersatzermittlung. Lassen Sie Grund, betroffene Fläche und das angewandte gesetzliche Ersatzverfahren festhalten. § 9a HeizkostenV.

Prüfen Sie zuerst die Eingaben des Messdienstes: Gebäude, Zeitraum, Kosten, Flächen, Geräte und Nutzer. Danach prüfen Sie das Ergebnis: Stimmen die Kostenblöcke insgesamt? Ist der Vermieteranteil der CO₂-Kosten herausgerechnet? Sind Warmwasser, Wasser und Vorauszahlungen nur einmal berücksichtigt? Markieren Sie auffällige Verbrauchssprünge und lassen Sie sie vor dem Versand erklären.

Die jährliche Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Für den Abrechnungszeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2025 muss die Abrechnung grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter eingehen. § 556 Absatz 3 BGB.

Planen Sie davor Zeit für Rückfragen und Korrekturen ein. Eine vom Messdienst erstellte Abrechnung nimmt Ihnen die organisatorische Verantwortung gegenüber Ihren Mietern nicht ab. Speichern Sie die freigegebene Fassung zusammen mit den zugehörigen Belegen und dem Versandnachweis.

Wenn Heizung und allgemeine Betriebskosten verschiedene Beteiligte bearbeiten, benennen Sie eine Person für den abschließenden Abgleich. Genau an dieser Schnittstelle entstehen sonst doppelte Wasserpositionen oder fehlende CO₂-Abzüge. Wie Sie die übrigen Belege zusammenführen, erklärt unser Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung in Pforzheim.

Bestehende nicht fernablesbare Erfassungsgeräte müssen grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 entsprechend nachgerüstet oder ersetzt werden. Die Regel enthält Ausnahmen für besondere Umstände, etwa technische Unmöglichkeit, unangemessenen Aufwand oder eine sonstige unbillige Härte. Lassen Sie Gerätebestand, technische Anforderungen und eine behauptete Ausnahme konkret prüfen und dokumentieren. § 5 Absatz 3 HeizkostenV.

Sind fernablesbare Geräte installiert, müssen Nutzer seit Januar 2022 monatlich Verbrauchsinformationen erhalten. Dazu gehören unter anderem der Monatsverbrauch in Kilowattstunden und die gesetzlich vorgesehenen Vergleiche. Die Jahresabrechnung ersetzt diese Mitteilungen nicht. § 6a HeizkostenV.

Klären Sie mit dem Messdienst, wer Daten aufbereitet, wer sie übermittelt und wie neue oder ausgezogene Mieter zugeordnet werden. Testen Sie den Ablauf an einer Wohnung: richtige Person, richtiger Monat, vollständige Information. Legen Sie einen Nachweis der Mitteilungen ab. Prüfen Sie, ob alle Nutzer die vorgeschriebenen Informationen erhalten, auch wenn sie das Portal des Messdienstes nicht nutzen.

Verstöße gegen die Fernablesepflicht oder fehlende beziehungsweise unvollständige Informationen können im Mietverhältnis ein Kürzungsrecht von 3 Prozent auslösen. Eine entgegen der Verordnung fehlende verbrauchsabhängige Abrechnung kann ein Kürzungsrecht von 15 Prozent begründen. Diese gesetzlichen Kürzungsrechte gelten nicht im Verhältnis des einzelnen Wohnungseigentümers zur Eigentümergemeinschaft. Die Voraussetzungen sind jeweils zu prüfen. § 12 HeizkostenV.