Mieter zahlt nicht oder zu spät: So behalten Vermieter den Überblick

Die vereinbarte Miete ist die Grundlage Ihrer Forderung. § 535 Absatz 2 BGB Bevor Sie erinnern, gleichen Sie Mietvertrag, wirksame Änderungen und Zahlungseingänge ab. Eine falsch eingetragene Erhöhung produziert einen Rückstand, den es rechtlich möglicherweise nicht gibt.

Führen Sie je Mietverhältnis eine Übersicht mit Monat, Sollbetrag, Bestandteilen, zugeordneten Zahlungen und Restbetrag. Trennen Sie Nettokaltmiete, Betriebskosten- und Heizkostenvorauszahlungen sowie andere Forderungen. Kaution und Nachforderung aus einer Abrechnung sind keine zusätzlichen Monatsmieten. Sie müssen in der Übersicht eigene Positionen behalten.

Prüfen Sie außerdem:

• Ist die Zahlung auf dem richtigen Konto eingegangen, vielleicht unter einem anderen Namen?
• Wurde eine Teilzahlung oder Rücklastschrift richtig erfasst?
• Gibt es ein Guthaben, eine vereinbarte Änderung oder eine bereits erfasste Zahlung?
• Nennt der Verwendungszweck einen bestimmten Monat oder eine bestimmte Forderung?
• Hat der Mieter einen Mangel, eine Aufrechnung oder ein Zurückbehaltungsrecht geltend gemacht?

Eine Zahlung, die Sie noch nicht zugeordnet haben, ist kein Beleg für Nichtzahlung. Bewahren Sie Originalbuchung, Zuordnungsentscheidung und spätere Korrekturen getrennt nachvollziehbar auf.

Nach § 556b Absatz 1 BGB ist die Miete zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag des jeweiligen Zeitabschnitts zu entrichten. Prüfen Sie die konkrete Vereinbarung und die richtige Fristberechnung, bevor Sie einen Zahlungsvorgang als verspätet bewerten.

Bei Wohnraummiete im Überweisungsverkehr kommt es nach dem Bundesgerichtshof nicht darauf an, dass das Geld schon am dritten Werktag auf Ihrem Konto gutgeschrieben ist. Es genügt grundsätzlich, dass der Mieter den Zahlungsauftrag bis dahin seinem Zahlungsdienstleister erteilt und das Konto ausreichend gedeckt ist. BGH, Urteil vom 5. Oktober 2016, VIII ZR 222/15

Ihr Kontoauszug zeigt den Eingang. Er zeigt nicht automatisch den Zeitpunkt des Zahlungsauftrags. Wenn es darauf ankommt, bitten Sie um einen geeigneten Zahlungsnachweis. Sie brauchen dafür nicht die gesamte private Kontohistorie des Mieters.

Trennen Sie auch zwei Situationen: Eine Miete kann inzwischen vollständig bezahlt sein, aber wiederholt verspätet angewiesen worden sein. Oder sie ist weiterhin ganz oder teilweise offen. Im ersten Fall brauchen Sie eine belastbare Chronologie der Verspätungen, im zweiten zusätzlich eine genaue Forderungsübersicht. Eine Spalte „offen“ allein kann beides nicht erklären.

Wenn mehrere Forderungen offen sind, beachten Sie eine wirksame Tilgungsbestimmung des Mieters. Ohne eine solche Bestimmung enthält das Gesetz Regeln für die Reihenfolge. Die Zuordnung muss dem Verwendungszweck beziehungsweise der gesetzlichen Reihenfolge folgen. § 366 BGB

Erfassen Sie für jede Buchung Eingangsdatum, Betrag, Zahler und Verwendungszweck. Ordnen Sie anschließend nachvollziehbar zu, welche Forderung damit bezahlt wurde. Bei unklarem Verwendungszweck klären Sie die Zuordnung oder lassen sie rechtlich prüfen, wenn davon weitere Schritte abhängen.

Ein Zahlungseingang für den kommenden Monat beseitigt nicht ohne Weiteres jede ältere Forderung. Umgekehrt können spätere Zahlungen einen alten Rückstand verringern. Die aktuelle Übersicht muss das abbilden. Arbeiten Sie deshalb mit einem festen Auswertungsstichtag und einer Liste aller danach eingegangenen Zahlungen.

Betriebskostenvorauszahlungen gehören zum vereinbarten laufenden Zahlungsumfang. Ihre spätere Jahresabrechnung ist ein eigener Vorgang. Wenn Sie eine Abrechnungsnachforderung mahnen, nennen Sie Abrechnungszeitraum, Zugang und Fälligkeit gesondert. Vermischen Sie sie nicht mit fehlender laufender Miete. Für die Abrechnung selbst gelten besondere Anforderungen und Fristen. § 556 BGB

Gibt es Streit über Kosten oder einen Mangel, markieren Sie den strittigen Teil und den Stand der Prüfung. Ein Mangel kann die geschuldete Miete beeinflussen; ob und in welcher Höhe eine Minderung vorliegt, hängt vom konkreten Sachverhalt ab. § 536 BGB

Eine erste Erinnerung sollte einen möglichen Irrtum genauso zulassen wie ein echtes Zahlungsproblem. Nennen Sie die Wohnung, den Monat, den Sollbetrag, die erfasste Zahlung und den nach Ihrer Prüfung offenen Rest. Ergänzen Sie Kontodaten und einen konkreten Antwort- beziehungsweise Zahlungstermin.

So könnte eine erste Erinnerung bei einer unstrittigen Teilzahlung aussehen (mit fiktiven Beträgen und Platzhaltern):

Für Mai 2026 sind für Ihre Wohnung [Wohnungsadresse einsetzen] 900 Euro vereinbart. Wir haben bislang 600 Euro zugeordnet; damit sind nach unserem Stand vom [Datum einsetzen] noch 300 Euro offen. Bitte gleichen Sie den Betrag bis zum [Zahlungstermin einsetzen] aus. Falls Sie bereits gezahlt haben oder unsere Übersicht nicht stimmt, senden Sie uns bitte die Angaben zur betreffenden Zahlung.

Passen Sie die Formulierung an Ihren tatsächlichen Bestand an. Verzichten Sie auf pauschale Kündigungsdrohungen im ersten Standardschreiben.

Bewahren Sie Schreiben, Versandnachweis und Antwort auf. Halten Sie Telefonate kurz schriftlich fest: Datum, Teilnehmer, Inhalt und vereinbarter nächster Schritt. Wenn der Mieter einen Zahlungsnachweis übermittelt, korrigieren Sie die Übersicht vor weiteren Erinnerungen.

Ob das Schreiben als Mahnung oder Abmahnung geeignet ist, hängt vom konkreten Fall ab. Wenn Rechtsfolgen davon abhängen, müssen Inhalt, Form und erforderlicher Zugang passen.

Bleibt die Zahlung aus oder bestreitet der Mieter den offenen Saldo, gleichen Sie die Buchungen erneut ab und prüfen den Einwand mit den zugehörigen Belegen. Lässt sich der Rückstand nicht durch eine Korrektur oder Vereinbarung klären, geben Sie die vollständige Akte zur rechtlichen Prüfung weiter.

Reagiert der Mieter, klären Sie zuerst, ob ein Buchungsfehler, ein vorübergehender Engpass oder ein Streit vorliegt. Fragen Sie nach einem konkreten Zahlungsvorschlag statt nach einer allgemeinen Zusage. Halten Sie Betrag und zugesagten Zahlungstermin fest.

Eine mögliche Ratenlösung braucht mindestens den abgestimmten Ausgangssaldo, Höhe und Fälligkeit der Raten, Zuordnung der Zahlungen und das Verhältnis zur weiterhin laufenden Miete. Dokumentieren Sie, was bei einer ausbleibenden Rate geschehen soll. Eine Rate auf Altschulden ersetzt nicht die nächste Monatsmiete, sofern nichts anderes wirksam vereinbart ist.

Lassen Sie Vereinbarungen vor Unterzeichnung rechtlich prüfen, wenn sie Kündigungsrechte, Stundung, Erlass oder bereits laufende Verfahren betreffen. Ein gut gemeintes Schreiben kann mehr regeln als beabsichtigt. Aus einer Zahlung oder Einigung sollten Sie nicht pauschal ableiten, dass sämtliche bisherigen Rechte fortbestehen oder dass alle Streitpunkte erledigt sind.

Bei ernsthaften finanziellen Schwierigkeiten können Schuldnerberatung oder zuständige soziale Stellen ein sinnvoller Ansprechpartner für den Mieter sein. Versprechen Sie keine konkrete Kostenübernahme durch eine Behörde. Sie können einen vereinbarten Termin zur Rückmeldung festhalten und parallel Ihre eigene Zahlungsübersicht weiterführen.

Kontrollieren Sie die Umsetzung: Ging die Rate ein? Wurde die laufende Miete zusätzlich bezahlt? Ist der Restbetrag korrekt? Wiederholte Erinnerungen helfen wenig, wenn zwischendurch niemand den Bestand aktualisiert.

Holen Sie rechtliche Unterstützung, wenn Rückstände bestehen bleiben, Vereinbarungen nicht eingehalten werden oder Minderung, Aufrechnung und Zahlungspflicht streitig sind. Bei wiederholter Unpünktlichkeit gehört die gesamte Chronologie dazu.

Für eine fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs nennt § 543 Absatz 2 Nummer 3 BGB insbesondere zwei Schwellen:

• Zwei aufeinanderfolgende Termine: Der Mieter ist mit der Miete oder einem nicht unerheblichen Teil davon in Verzug. Bei Wohnraum ist ein Teilrückstand nur dann nicht unerheblich, wenn er die Miete für einen Monat übersteigt; das gilt nicht bei einer Vermietung nur zum vorübergehenden Gebrauch.
• Mehr als zwei Termine: Innerhalb eines Zeitraums von mehr als zwei Terminen besteht ein Mietrückstand in Höhe von mindestens zwei Monatsmieten.

Prüfen Sie außerdem Betrag, Zeitraum, Einwendungen und spätere Zahlungen. Eine vorherige vollständige Befriedigung schließt die Kündigung aus. Sie wird unwirksam, wenn der Mieter sich durch Aufrechnung befreien konnte und diese unverzüglich nach der Kündigung erklärt. § 543 Absatz 2 Nummer 3 BGB, § 569 Absatz 3 Nummer 1 BGB

Die gesetzliche Schonfristzahlung kann eine fristlose Kündigung unwirksam machen. Dafür muss der Mieter spätestens bis zum Ablauf von zwei Monaten nach Eintritt der Rechtshängigkeit des Räumungsanspruchs die fällige Miete und die fällige Entschädigung vollständig zahlen oder eine öffentliche Stelle muss sich zur Befriedigung verpflichtet haben. Die Regel greift nicht, wenn innerhalb der letzten zwei Jahre bereits eine Kündigung auf diesem Weg unwirksam geworden ist. Lassen Sie Fristbeginn und vollständigen Ausgleich rechtlich prüfen. § 569 Absatz 3 Nummer 2 BGB

Eine zusätzlich auf denselben Rückstand gestützte ordentliche Kündigung wird durch die Schonfristzahlung nicht automatisch unwirksam. Ihre Voraussetzungen und die Umstände des Einzelfalls bleiben gesondert zu prüfen. BGH, Urteil vom 23. Oktober 2024, VIII ZR 106/23

Räumen Sie nicht selbst und sperren Sie Wasser, Wärme oder Strom nicht als Druckmittel. Eine Räumung muss im gesetzlichen Verfahren durchgesetzt werden. § 858 BGB, § 535 BGB

Für eine fiktive vermietete Wohnung sind von April bis Juni 2026 monatlich 700 Euro Nettokaltmiete und 200 Euro Vorauszahlungen vereinbart, insgesamt 900 Euro. Es bestehen keine älteren Rückstände oder Einwendungen. Die Verwendungszwecke ordnen die Zahlungen im Beispiel eindeutig zu.

Im April gehen 900 Euro für April ein. Im Mai zahlt der Mieter 600 Euro für Mai. Im Juni überweist er 1.000 Euro, ausdrücklich aufgeteilt in 900 Euro für Juni und 100 Euro auf den Mai-Rückstand.

Forderungsmonat	Sollbetrag	Bis 30. Juni zugeordnete Zahlungen	Rest
April 2026	900 Euro	900 Euro	0 Euro
Mai 2026	900 Euro	700 Euro	200 Euro
Juni 2026	900 Euro	900 Euro	0 Euro
Gesamt	2.700 Euro	2.500 Euro	200 Euro

Nach der Mai-Teilzahlung betrug der Rückstand zunächst 300 Euro. Die spätere Zahlung von 100 Euro reduziert ihn auf 200 Euro. Eine erneute Erinnerung über 300 Euro wäre falsch. Die Juni-Miete ist bei der vorgegebenen Zuordnung vollständig bezahlt; es bleibt eine Forderung aus Mai.

Ob Zahlungen rechtzeitig veranlasst wurden, lässt sich aus dieser Monatstabelle nicht ablesen. Dafür werden Zahlungsaufträge und relevante Termine gesondert betrachtet. Ebenso folgt aus dem Rest von 200 Euro in diesem Beispiel keine automatische Kündigungsberechtigung.

Der Vermieter aktualisiert die Übersicht, bestätigt die korrigierte Zuordnung und hält den nächsten Schritt fest.

Für eine belastbare Übergabe sollten folgende Unterlagen zusammenpassen:

1. Mietvertrag, Nachträge und wirksame Änderungen der Zahlungspflicht.
2. Monatliche Forderungsübersicht mit getrennten Bestandteilen und festem Stichtag.
3. Bankbelege, Rücklastschriften und Zuordnung sämtlicher Teilzahlungen.
4. Gesonderte Abrechnungsforderungen, Guthaben und Vereinbarungen.
5. Erinnerungen, rechtlich relevante Schreiben und Nachweise ihres Zugangs.
6. Antworten, Zahlungszusagen und Mängelmeldungen des Mieters.
7. Alle neuen Zahlungen seit Erstellung der Übersicht.
8. Ein klarer Auftrag: Buchungsprüfung, Einziehung oder rechtliche Prüfung bestimmter Schritte.

Beschränken Sie den Austausch auf die nötigen personenbezogenen Angaben und sichere Übermittlungswege. Besonders wichtig: Nach einer Übergabe müssen weitere Zahlungseingänge zeitnah an die zuständige Stelle gemeldet werden. Sonst arbeitet sie mit einem bereits veralteten Rückstand.

Eine beauftragte Mietverwaltung kann Zahlungseingänge überwachen, offene Beträge nachvollziehbar aufbereiten und das vereinbarte Mahnwesen organisieren. Die WEG-Verwaltung allein übernimmt diese Aufgabe für Ihre vermietete Wohnung nicht automatisch. Im Rahmen der vereinbarten Mietverwaltung übernimmt Chili Mietenbuchhaltung und Mahnwesen. Rechtliche Bewertungen und anwaltliche Vertretung bleiben Aufgabe der zuständigen Fachberater.

Geht es bei der Kürzung um einen gemeldeten Schaden, bearbeiten Sie auch diesen Vorgang. Unser Ratgeber zu Reparaturen und Wasserschäden erklärt die organisatorischen Zuständigkeiten. Zahlung und Mangel brauchen jeweils eine saubere Prüfung.